How to Write a Letter? | Descriptive Writing Tips for Indian Bank PO Mains 2018

प्रिय उम्मीदवारों,

जैसे ही परीक्षों का सत्र आरंभ हुआ है, आप सभी को अपनी तैयारी आरंभ कर देनी चाहिए। इंडियन बैंक पीओ मेन परीक्षा भी 4 नवंबर 2018 को आयोजित की जाएगी। ज्यादा दिन शेष नहीं हैं और आप सभी को परीक्षा के लिए अपनी तैयारी आरंभ कर देनी चाहिए। इंडियन बैंक पीओ मेन परीक्षा में 25 अंकों के लिए अंग्रेजी भाषा का वर्णनात्मक लेखन परीक्षण है जिसमें 2 प्रश्न होंगे – 30 मिनट की समय सीमा के लिए पत्र और निबंध लेखन। इस अनुच्छेद में, हम कुछ पत्र लेखन युक्तियाँ साझा करेंगे जो आपको वर्णनात्मक लेखन के लिए आपकी तैयारियों में मदद करेंगे।

इस परीक्षा के पीछे मुख्य उद्देश्य यह है कि जिस व्यक्ति को पत्र लिखा जा रहा है उसके साथ संवाद करने की क्षमता की जांच करना। पत्र लेखन तैयार करने के लिए, सबसे पहले और सबसे महत्वपूर्ण आवश्यकता यह है कि पूछे जाने वाले पत्रों के प्रकार और इन पत्रों के प्रारूप के बारे में जानना है। परीक्षा में दो प्रकार के पत्र पूछे जाते हैं: औपचारिक पत्र (व्यावसायिक संबंधों, अधिकारियों आदि को संबोधित करने के लिए) और अनौपचारिक पत्र (निकट और प्रियजनों को संबोधित करने के लिए)। इस अनुच्छेद में, हम आपको कुछ लेखन युक्तियों और पत्र लेखन के प्रारूप प्रस्तुत करते हैं।

औपचारिक पत्र कैसे लिखा जाता है?

एक व्यापार पत्र, जैसा कि नाम से पता चलता है, एक पत्र है जिसमें औपचारिक स्वर है और इसका उपयोग व्यावसायिक उद्देश्यों के लिए किया जाता है। इसके अलावा, उन लोगों को संदेश देने के लिए व्यावसायिक पत्र भी लिखे गए हैं जिन्हें हम व्यक्तिगत रूप से नहीं जानते हैं। यह व्यापारिक पत्र को सामान्य आकस्मिक या अनौपचारिक पत्र से भिन्न है।

एक व्यापार पत्र लिखते समय, एक व्यक्ति को कुछ नियमों का पालन करना पड़ता है। सबसे महत्वपूर्ण नियमों में से एक यह है कि यह छोटा और संक्षिप्त होना चाहिए। व्यवसायियों के पास लंबे पात्र को पढ़ने का समय नहीं है और इसलिए, पत्र अधिकतम अर्थात्: : 2-3 पैराग्राफ के साथ एक पृष्ठ से ज्यादा का नहीं होना चाहिए। इसके अलावा, आपको व्यावसायिक पत्रों के लिए एक अद्वितीय प्रारूप का अनुसरण करना होगा, जो अनौपचारिक पत्रों से काफी हद तक अलग है।

व्यापार पत्र लेखन युक्तियाँ:


व्यवसाय पत्र लिखते समय आपको उस विषय पर कुछ महत्वपूर्ण जानकारी इकट्ठा करना और आपको महत्वपूर्ण तथ्यों को ध्यान में रखना होगा। यहां, आपको इससे कुछ महत्वपूर्ण युक्तियां मिलेंगी।

प्रेषक का पता और तिथि:


नियमों के अनुसार, प्रेषक के पते और अन्य संपर्क विवरण के साथ पत्र आरंभ करना  महत्वपूर्ण होता है। इसका पालन करते हुए,  उस तिथि को लिखना आवश्यक होता है, जिस पर पात्र को लिखा गया है।

प्राप्तकर्ता का नाम और पता:


तिथि लिखने के बाद, आपको प्राप्तकर्ता का नाम और पूरा पता लिखना होगा। यह तिथि के बाद 4-6 लाइनों में  आना चाहिए।


अभिवादन:

एक बार जब आप प्राप्तकर्ता का काम लिख लेंगे, तो आपको एक अभिवादन के साथ पत्र आरंभ करना होगा। अभिवादन में एक व्यक्तिगत शीर्षक – श्रीमान (Mr./Ms.) के बाद एक ग्रीटिंग शब्द या वाक्यांश होना चाहिए। – और व्यक्ति का पूरा नाम। व्यापार पत्रों के लिए आप जिन पत्रों का उपयोग कर सकते हैं उनमें से कुछ में प्रिय (पूर्ण नाम), प्रिय सर / मैडम इत्यादि शामिल हैं।

विषय:


अभिवादन के बाद विषय की पंक्ति आती है जहां आपको संक्षेप में पत्र के उद्देश्य का उल्लेख करना होगा। सुनिश्चित करें कि विषय पंक्ति ऊपरी-केस वर्णों में है और या तो बाएं या केंद्र में गठबंधन है।




निकाय:


पत्र के निकाय में 2-3 पैराग्राफ हो सकते हैं। परिचय में, पत्र लिखने और निम्नलिखित पैराग्राफ में कारण के बारे में बात करें, आप आवश्यक विवरण दे सकते हैं। जब आप व्यवसाय पत्र लिख रहे हों तो पैराग्राफ के बीच डबल-लाइन रिक्त स्थान बनाए रखना महत्वपूर्ण है।

मानार्थ समापन:

एक बार जब आप पत्र लिखना समाप्त कर देते हैं, तो आपको इसे एक मानार्थ समापन के साथ समाप्त करना होगा। समापन में आदरपूर्ण, आपका भवदीय आदि से समापन करना चाहिए। मानार्थ समापन के बाद चार खाली रिक्त स्थान छोड़ दें और फिर अपना पूरा नाम लिखें। रिक्त स्थान का उपयोग आपके नाम पर हस्ताक्षर करने के लिए किया जाना चाहिए।

संलग्नक:


यदि आपने अपने पत्र के साथ कुछ दस्तावेज़ संलग्न करने है, तो आपके नाम के ठीक नीचे इसका उल्लेख करना महत्वपूर्ण है। दो रिक्त स्थान छोड़ दें और इसके नीचे ‘संलग्नक’ को लिखें। यदि आपने एक से अधिक संलग्नक संलग्न किए हैं, तो सही संख्या का उल्लेख करना न भूलें।

व्यापार पत्र प्रारूप:

Address

Telephone Number

Email Address

Date

Recipient’s Name

Address

Dear Mr./Ms. (Recipient’s Full Name),

Subject: (PURPOSE OF THE LETTER)

In the first paragraph, you can introduce yourself, if the recipient does not know you. After this, mention the purpose of the letter. (Use Double Paragraph Spacing)

In the second paragraph, give out the details i.e., the facts that support the statement you made in the first paragraph. You can end the letter with this paragraph or you can have another one, if the information you want to convey does not fit in this paragraph. Complete the letter by thanking the recipient for taking out time to read the letter.

Respectfully Yours,

(Your Signature)

(Your Name)

Enclosure(s) (mention the number)

Q. Write a Letter to the Manager of a Bank requesting for granting loan for further studies.

Ans.

XYZ

E-block Nirman Vihar

Laxmi Nagar

New Delhi – 110090

Date – 20/October/2018

To

The Manager

Bank of India

New Delhi

Subject – Application for the loan for studies

Sir,

     I have come to know that your bank provides loans to deserving students to pursue higher studies. I should like to be considered for grant of loan under this scheme.

I would like to bring to your kind notice that I have qualified the entrance test for Engineering. I am keen to join this course. But I belong to a poor family. Hence, my father cannot afford the expenses of my higher studies.

Therefore, I request you to kindly grant necessary loan for my higher studies. I promise you that I shall abide by all the terms and conditions of the loan. I will be happy to produce certificates and documents which you may require in this connection.

Looking forward to receiving an earlier and favourable reply.

Your’s faithfully

XYZ

 अनौपचारिक पत्र कैसे लिखे जाते है?

तिथि और पता: लेखक को लिखे गए पत्र में अपना स्वयं का पता भी लिखना चाहिए। इसे पृष्ठ के दाएं छोर पर लिखा जाना चाहिए। यह पता लिखना वैकल्पिक है, क्योंकि प्राप्तकर्ता आपको अच्छी तरह से जानता है तो आवश्यकता क्या है? हालांकि, यह आवश्यक नहीं है कि प्राप्तकर्ता हमेशा आपका पता याद रखेगा। तो यह बेहतर है कि आप पता लिखें। पते के बाद, एक लाइन छोड़ें और तिथि लिखें। जाहिर है, यह तिथि दर्शाती है कि पत्र कब लिखा गया था।

नमस्कार या अभिवादन: एक अनौपचारिक पत्र शुरू करने का सबसे आम तरीका ‘प्रिय’  है। चूंकि यह पत्र आपके मित्रों या परिवार के लिए है, इसलिए उन्हें ‘सर’ या ‘मैडम’ के रूप में लिखना आवश्यकता नहीं है। उसके बाद नाम  लिखे और फिर एक अल्पविराम चिह्न लगाये। उदाहरण – प्रिय माइक,

विषय या निकाय: पत्र की मुख्य सामग्री लिखते समय, निम्नलिखित को ध्यान में रखें:

1. पैराग्राफ: उसे इंडेंट किया जाना चाहिए।

2. अनौपचारिक भाषा उपयोग: पत्र लिखते समय जितना संभव हो उतना मित्रतापूर्ण रहे। लेकिन ज्यादा ना। ध्यान रखें कि आप जिसको पत्र लिख रहे हैं। अपने पिता को मत लिखो, हे दोस्त! क्या हो रहा है? ‘, लेकिन इसके  साथ समान समय में पटर उबाऊ नहीं बनाते हैं।

3. विराम चिह्न, वर्तनी और व्याकरण: एक पत्र लिखते समय, वर्तनी, व्याकरण और विराम चिह्न त्रुटियों से भी बुरा हो सकता है। विराम चिह्न का गलत उपयोग व्यक्त करने से पूरा अर्थ बदल सकते हैं। वर्ण इस प्रकार है कि आपने अपनी छुट्टियों का आनंद लिया। सुमन कल नई दिल्ली जा रहे हैं ‘कोई अर्थ नही बनाते है। यह केवल पाठक को भ्रमित करेगा। तो अपना पत्र लिखते समय सावधान रहें।

4. एक्टिव वॉइस का प्रयोग करें: एक्टिव वॉइस आपके पत्र को अधिक संवादात्मक बनाता है और इसे पढ़ने से अधिक रोचक बनाता है। ऐसा लगता है कि व्यक्ति आपके साथ आमने-सामने बातचीत कर रहा है।

5. प्रश्न पूछ सकते है: प्रश्न आपके पत्र में एक अच्छे आधार के रूप में कार्य करते हैं जिससे आप अपना पत्र लिख सकते हैं। इसके अलावा, यह पाठक को उत्तर देने के लिए प्रेरित करता है।

 प्रशंसा के साथ समापन: पत्र लिखने के बाद, ‘लव यू फॉरएवर, ‘मिसिंग यू अलोट’, आदि के अनुकूल तरीके से समापन कर सकते है। प्रशंसा के बाद कॉमा डालना न भूलें। उसके बाद अपना नाम लिखिए।

पोस्ट स्क्रिप्ट (PS): कभी-कभी, जल्दी में, हम अक्सर पत्र में कुछ शामिल करना भूल जाते हैं। आप PS के रूप में पत्र के निचले भाग में पोस्ट स्क्रिप्ट में डाल सकते हैं। अर्थात्: मैं पिछले हफ्ते कक्षा में पहले स्थान पर था। 


वहां, अब यदि आप इन सब का पालन करते हैं, तो आप जानते हैं कि एक अनौपचारिक पत्र कैसे लिखना है। तो यहां एक प्रारूप है जिसे आप SBI PO  परीक्षा में पत्र लिखते समय संदर्भित कर सकते हैं।

प्रारूप पात्र: Letter: Letter to a friend inviting him to your birthday party.

12 XYZ Lane,

PO Box: 1234,

New Delhi

20th October 2018

Dear Aditya,

How are you my friend? It has been some time since we met. How was your trip to Kerala? Hope you enjoyed. I received all the postcards which you had sent me from there. Thanks a bunch! I loved each of them.

Hey! Guess what? My Aunt has organized an early birthday party for me, and she has asked me to invite all my friends. You know very well that no party of mine is complete without you. So please be at my place this Sunday. The party doesn’t start till 4, but do come early so then we can play with my new play station. Bring Anjali along with you too. Don’t be late.

Hope you parents are all right? Give them my regards. And wish you all the best for your basketball match today. Miss you loads pal. See you this Sunday.

Take care,

Deepesh

So, students, hope these tips will help you in your preparations and you will definitely score good in your exams. 

All the Best!!!